Оптимизация работы автоцентра программными средствами
Оптимизация работы автоцентра программными средствами
Главная / Академия эффективного автосервиса / Оптимизация работы автоцентра программными средствами

Оптимизация работы автоцентра программными средствами

 

Основной целью данной статьи является отметить необходимость правильной автоматизации. На основе нашей работы на рынке с 1998 года нами накоплен определенный опыт в бизнес процессах автоцентров, которым хотим с Вами поделиться при внедрении ТурбоСервис 4.

 

Построение правильного учета

 

Работу любого более-менее крупного или среднего автоцентра сейчас невозможно представить без программного обеспечения. Автоматизации подлежат все отделы, включая:

  • Отдел продаж автомобилей
  • Отдел техобслуживания
  • Отдел продаж запчастей

 

Хорошее программное обеспечение позволяет не только решить текущие тактические задачи, но и в некоторых случаях организовать правильные бизнес процессы. Именно на это нацелен ТурбоСервис.

Рассмотрим пример автоматизации крупного автомобильного центра.

Прежде всего, структура фирмы должна быть поделена на отделы, которые должны найти отражение в программе:

Департамент Основные функции в программе
Администрация Руководство фирмы отвечает за контроль и регулировку ключевых параметров фирмы. Таких, как стоимость нормочаса, скидки по дисконтным картам, минимальные наценки, типовые персональные скидки, правило начисления зарплаты.
Бухгалтерия Оплата заказ-нарядов, оплата поставок, занесение денег на лицевой счет, формирование отчетов, закрытие периодов.
Отдел технического обслуживания Запись, прием, выдача автомобилей. Оформление заказ-нарядов по работам и известным запчастям, назначение исполнителей.
Отдел кузовного-малярного ремонта То же, но на кузовной ремонт.
Отдел запасных частей Продажа запчастей в розницу, опт, заказ-наряды, поставка под заказ. Заявки на поставку запчастей.
Отдел аксессуаров То же, но только на аксессуары.
Гарантия Формирование гарантийных заказ-нарядов, затраты которых будут компенсированы самой станцией или производителем или страховой компанией при поставке автомобилей, поврежденных при транспортировке.
Отдел продаж автомобилей Формирование заказ-нарядов на предпродажную подготовку и доукомплектацию.
Отдел учета и контроля Ввод поставок. Контроль доходности, контроль списания. Работа с должниками. Решение нестандартных операций. Списание

 

В каждом отделе назначается начальник, который контролирует работу своего отдела через анализ статистики. Начальник следит за ключевыми параметрами своего отдела. У начальника отдела есть четкие распоряжения от директора по допустимым значениям ключевых параметров. Отдел может состоять из одного человека.

Приведем примеры рабочих мест, которые могут быть сформированы:

Рабочее место

  • 1. Директор
  • 1. Финансовый директор
  • 3.1. Главный бухгалтер
  • 3.2. Кассир
  • 3.3. Бухгалтер
  • 4.1. Начальник отдела учета
  • 4.2. Специалист отдела учета
  • 4.3. Кладовщики склада
  • 5. Продавец автомобилей
  • 6.1. Начальник отдела запчастей
  • 6.2. Продавец запчастей
  • 7.1. Начальник отдела аксессуар
  • 7.1. Начальник отдела аксессуар
  • 8.1. Сервис-менеджер ТО и КМУ
  • 8.2. Мастер-приемщик ТО
  • 8.3. Инженер-технолог ТО
  • 8.4. Инженер по гарантии
  • 9.1. Старший мастер КМУ
  • 9.1. Старший мастер КМУ
  • 9.3. Инженер-технолог КМУ
  • 10. Охрана

     

 

В структуре автоцентра должны так же найти отражение в программе юридические лица компании, склады, должности механиков, типы оплат, типы продаж, структурирование работ и склада по группам, типам.

 

Построив такую структуру, возможно различным работникам давать различные права на эту структуру. Например, отдел аксессуаров не видит группы с запчастями и редактирует записи по аксессуарам, выписывает только продажу и заказ аксессуаров с утвержденными для данной структуры наценками, а так же дополняет заказ-наряды по сервису.

 

На различные виды операций можно накладывать ограничения.

Например, при Кузовном ремонте стоимость нормочаса для легковых автомобилей составляет на основные работы 40$, на джипы 50$. А на мойки нормочас в данном виде работ по 10$.

При гарантии за счет производителя мойки бесплатно, а работы по 15$ за нормочас.

Скидки через дисконтные карты разных категорий на различные виды продаж на различные группы работ и запчастей. Скидки через ценовые колонки или персональные скидки.

 

Подведем итоги, какие возможности дает такое структурирование в программе ТурбоСервис:

 

  • Простота программы для пользователей, страховка от ошибок персонала.

    От работника не требуется соблюдения инструкций по ценообразованию.

    Поступил легковой автомобиль в ремонт – стоимость нормочаса определена в программе согласно типу заказ-наряда и типу работы, запчасти не продать ниже разрешенной наценки.

    Отдел учета решает спорные ситуации по определенным директором правилам и может списывать материалы по себестоимости. Отделу запчастей определены только типы «продажа запчастей» и «заказ запчастей».

  • Оптимальная работа фирмы.

    У директора должна быть возможность просмотра средней доходности по разным группам товаров. Реальная средняя стоимость нормочаса по видам работ.

    Начальники отделов следят за оптимальной работой своего отдела. Директор смотрит за итоговым показателем работы фирмы. Если показатель отклонился от нормы – директор смотрит, в каком отделе произошло отклонение. Можно найти, что именно в работе отдела вызвало отклонение. Кто и когда что сделал не так.

  • Возможность анализа и принятия стратегических решений.

    Например, одна смена работает стабильно хуже другой.

    Поток загрузки центра сильно вырос – можем снизить скидки по дисконтным картам и увеличить минимальную наценку и стоимость нормочаса. По данным изменением проанализировать динамику оборотов и доходности.

  • Программа должна быть рассчитана на поток.

    Когда через СТО и магазин будут в день проходить 50, 100, 200, 300 клиентов уследить за всеми документами будет невозможно. Поэтому все стандартные и не стандартные возникающие ситуации должны быть заложены в программу как средство контроля.

Сделав внедение в крупных автоцентрах ТурбоСервис 4.0 мы видим, что добились целей поставленных на этапе разработки.

 

Полезные свойства и функциональность программы ТурбоСервис 4.0

 

Программа ТурбоСервис 4 надежна, высоко производительна, проста в поддержке и адаптации, имеет высокий уровень секретности.

 

Правильные документы

Кроме того, что документы должны соответствовать законодательству, они должны помогать в работе.

Документ Назначение/особенность
Акт приемки автомобиля в ремонт Вы нам машину, мы Вам акт. Отметили заявку клиента – видно, что сделали то, что просили. Отметили пробег – соблюдается гарантия СТО. Отметили царапины – клиент не предъявил претензию о том, что поцарапали при ремонте. Предварительная стоимость и варианты согласования доп. Работ.
Заказ-наряд/ акт выполненных работ Клиент хранит историю ремонта автомобиля. Потом легче продать а.м. с историей ремонтов. Рекомендации – с одной стороны реклама. Клиент копит деньги на следующий ремонт, с другой стороны страховка от ремонта по вине вышедшей из строя детали, которая рекомендовалась к замене. Явное указание скидок – клиенту приятно видеть, сколько он сэкономил. Подпись – «претензий не имею«.
Пропуск на въезд-выезд В ремзону заезжают только автомобили по заказ-нарядам. Выезжают только оплаченные автомобили или разрешенные кредит менеджером.
В ремзону заезжают только автомобили по заказ-нарядам. Выезжают только оплаченные автомобили или разрешенные кредит менеджером. Документы, которые отражают динамику ремонта, документальное подтверждение полученных запчастей со склада и выполненных работ.

 

Каталоги

В программе есть возможность получить доступ к каталогам норм времени и базе запчастей. Не во всех случаях это возможно. Иногда достаточно некой популярной базы, набитой поставщиком программы вручную. Иногда дилеру полезно иметь каталог Flat-Rate производителя. В большинстве случаев оптимальным решением является подключение внешних каталогов к программе. На техобслуживание это - TECDOC (ESI[tronic]), АвтоДата. Для каталогов по нормам на восстановительный ремонт –ЕвроТакс, СильверДат, АудоТэкс.

Базы запчастей, как правило, возможно, импортировать из источников поставщика запчастей.

 

Склад

С одной стороны склад – это хороший источник дохода.

Но, если не следить за складом, вся доходность может идти на неоправданный рост склада, появление неликвидов. Поэтому начальники отделов должны следить не за показателями, а за динамикой изменения роста склада, доходности и оборотами. Есть много инструментов оптимального пополнения склада. Поскольку номенклатура большая, необходим удобный интерфейс работы с кодами замен, аналогами. В программе ТурбоСервис хорошо работают функции резервирования запчасти под клиента с функцией контроля – под этого ли клиента лежит на складе эта запчасть.

 

Начисление зарплаты

Кроме функций контроля необходимо, чтобы каждый был заинтересован больше продать. Тогда человек будет прилагать все усилия при обслуживании клиента. Здесь при выделении ФОТ (фонд оплаты труда) необходима точность, правильность подсчета, открытость – для каждого должно быть понято, почему столько.

 

Полномочия

Доходы должны поступать в общую казну фирмы и из неё происходить все выплаты. В ТурбоСервис есть программный контроль, исключающий неконтролируемые финансовые потоки-потери.

 

Оборудование в сети

Технически сейчас возможно отправлять заказ-наряд через компьютер приемки на диагностический стенд. Результаты измерения просматривать на компьютере мастера приемщика.

  • Вот показатели работы двигателя до регулировок
  • Вот показатели работы двигателя после регулировок
  • Вот счет на оплату

 

Бухгалтерия

Данные по первичным документам могут в том или ином виде быть импортированы в бухгалтерские программы.

 

Автосалон Дилера

Это новая программа вышедшая в начале 2005 года. Современная программа для автоматизации отдела продаж автомобилей должна обеспечивать следующие цели и возможности.

 

Цели

  • автоматизация учета и контроля продаж автомобилей
  • автоматизация учета и контроля движения денежных средств
  • разграничение прав доступа к просмотру и редактированию информации
  • постановка автомобилей на гарантию
  • постановка автомобилей на гарантию

 

Возможности программы Автосалон

  • возможность импорта склада автомобилей из файла в формате MS Excel
  • работа со складом (стоком) автомобилей
  • формирование прайса (оптового и розничного) на автомобили
  • резервирование автомобилей
  • возможность назначения скидок и оптовых цен на продаваемые автомобили
  • возможность выставления и печати счета (в т.ч. на виртуальные а/м).
  • прием и возврат залога за автомобиль в разных валютах
  • расчеты с поставщиком доп.услуг
  • отслеживание оплат за автомобили в разных валютах и с разными типами оплат, ведение журнала оплат, автоматическое совмещение оплат с автомобилями.
  • выписка документов на проданный автомобиль (справка-счет, ПТС, разрешение на выезд, договор, акт, накладная, спецификация к договору) (в т.ч. на несколько автомобилей)
  • создание «виртуальных контрактов«
  • постановка автомобилей на гарантию
  • создание отчетов по продажам
  • финансовые отчеты, анализ
  • автоматическое создание счетов на предпродажную подготовку в сервисной программе на проданные автомобили.

 

Полезные вещи

Взаимодействие с Интернет может быть построено в следующих направлениях:

  • Запись на ремонт через Интернет
  • Просмотр стоимости и наличия запчасти по коду
  • Просмотр состояния готовности автомобиля в ремонте (сделано на 65%, ориентировочный срок завершения – 12.06.05 12:00)
  • Просмотр истории ремонта по VIN (кроме кузовного)

 

Кроме того, часто бывает полезно обеспечить взаимодействие нескольких центров в пределах города и не только. Доступ директору из любой точки мира.

Все это требования сегодняшнего дня, которые можно получить.

 

Комплексный подход

На определенном этапе встает необходимость решения многих текущих задач отдельными программными модулями с интеграцией данных компонентов. Мы предлагаем для таких задач следующее решение на основе наших продуктов созданных нами на единой платформе «YZ«

Наименование Назначение
ТурбоСервис 4.0 Оперативный и управленческий учет. Доходная программа.
TS -Оборудование Связь с диагностическими стендами в ремзоне
TS-Каталоги Связь с каталогами нормативов и запчастей
TS-Интернет Вывод информации в Интернет о ценах запчастей, наличию, истории ремонта автомобиля.
Модуль CRM Учет общения с клиентами. Поздравления с праздниками, детализация по клиентам.
Модуль планирования Планирование доходов и расходов в разрезе отделов и анализ реальной ситуации в табличной и графической форме.
Модуль выгрузки в бухгалтерию Перенос первичных документов с аналитикой или без или проводок или вывод суммовых данных.
Автосалон Дилера 2.0 Учет продаж автомобилей
Монополия 2.0 Учет и анализ и контроль расходов. Расходная программа.
Персонал 1.0 Начисление и выплата зарплаты, авансов, кредитов персоналу.

 

Вывод

Программа как инструмент. С одной стороны сама программа от того, что просто куплена пользы не приносит, но при правильном использовании можно добиться разных результатов производительности станции. С плохой или несовершенной программой фирма буксует. Нам как разработчикам программы ТурбоСервис приятно видеть, как на наших продуктах успешно развиваются многие автоцентры. Они, с удовольствием получая явную окупаемость от приобретения программы, пользуются нашими дополнительными услугами и программами.

Яндекс.Метрика