Низкая эффективность автосервиса

Растут долги клиентов

 

Проблема:

Увеличение дебиторской задолженности. В некоторых компаниях система мотивации персонала направлена на увеличение оборотов по выполнению работ и продаже запчастей, но не на сбор денег. В результате, все стремятся больше сделать и никто не заинтересован в контроле оплат. Во многих сервисах для того, чтобы узнать, какой у клиента долг при приеме автомобиля в сервис, мастера звонят в бухгалтерию.

• Бухгалтеры ответ могут выдать с задержкой по причине текущей занятости.
• Мастер мог не передать в бухгалтерию подписанные клиентом акты за предыдущий ремонт, а для бухгалтера "нет документов - нет долгов".

В результате, мастера не обладают верной информацией илм информация у них не актуальная. Как следствие – у мастеров нет стимула по выяснению данной информации

Решение:

В ТурбоСервис при открытии нового документа тут же видна актуальная информация по долгам клиента. Можно не принимать автомобиль в работу или не выдавать автомобиль из ремонта. При печати разрешения на выезд информация по долгам распечатывается. При оплате выдается предупреждение о наличии у клиента неоплаченных заказ-нарядов. В результате кассир (который ставит печать «выезд разрешен») и мастер-приемщик на всех этапах видят долг клиента. Ответственное лицо может установить предельный размер долга для клиента. Особенно часто такая ситуация возникает со страховыми.

 

Нет базы нормочасов. Клиенту выставляют счета по фактическим затратам времени, механики тормозят, получается дорого, клиенты недовольны

 

Проблема:

Во многих сервисах для оценки стоимости ремонта используют опыт мастеров. Отсутствие системы официального нормирования времени приводит к завышению или занижению стоимости некоторых работ. Завышение продаваемого времени ухудшает Вашу конкурентоспособность на рынке, занижение приводит к потерям внутри фирмы. В некоторых программных продуктах в систему оперативного учета уже встроена база нормочасов, но эта база не точна, не обновляется, содержит ошибки.

Решение:

ТурбоСервис может сопрягаться с каталогами работ. Очень удобно, выбрав работы в каталоге, одним нажатием мыши перенести их в заказ-наряд ТурбоСервис. Возможны сопряжения с программами Автодата, Аудатекс, Евротакс, Автобаза, Майкрокэт, ESI[tronic] и другими.

 

Не построить систему мотивации в кузовном цехе

 

Проблема:

Некоторые автомобили (особенно в кузовном цехе) ремонтируются долго. В других компьютерных программах нет возможности поэтапного закрытия выполнения по работам по заказ-наряду. Это приводит к тому, что нельзя посчитать актуальную выработку механиков, мастеров и прочих по реально выполненным на текущий момент работам. В результате сотрудники могут быть недовольны.

Решение:

В ТурбоСервис есть возможность частичного выполнения работ по заказ-наряду, частичной отгрузке запчастей. Есть возможность отмечать трудоемкость участия. Например, разборка – 40% от арматурных работ, сборка 60%. В результате мы имеем точную и актуальную статистику по выработке.

 

Не построить систему мотивации в отделе запчастей

 

Проблема:

Если строить систему мотивации по дате отгрузки для отдела запчастей – тогда сотрудники будут заинтересованы отдать как можно больше, не заботясь об оплате. В результате компания будет должна заплатить сотрудникам хорошую зарплату, а денег не будет. С другой стороны, если платить зарплату по дате оплаты тоже не верно. Клиент закажет дорогую запчасть, внесет предоплату, затем попросит вернуть деньги, а мы с этого документа уже посчитали зарплату.

Решение:

В ТурбоСервис есть возможность собирать статистику по дате закрытия – последняя из дат оплаты и отгрузки. Таким образом, если мы отгрузили запчасти в январе, а деньги получили в марте, в выработку сотрудников попадет документ в марте. Если в январе клиент внес предоплату за запчасти, а отгрузили мы ему в марте – сотрудники увидят документ в выработке за март. Таким образом, все будут нацелены на доведение продажи до конца.

 

Отсутствие точного планирования ремзоны, недозагрузка ремзоны.

 

Проблема:

Отсутствие точного планирования.Запись на неделю вперед, а механики ходят без дела или образовалась очередь клиентов или автомобиль клиенту выдали не через час, как обещали, а через три. Во многих компьютерных программах есть возможность предварительной записи, но реализована она программистами без привязки к реальным процессам. Без функции предварительного обзвона клиентов мы не узнаем, что кто-то не приедет, и у нас образуется окно. Без возможности планирования времени на прием-выдачу автомобиля у нас может образоваться очередь клиентов к мастеру-приемщику при пустой ремзоне. Представьте, если в 11:00 двум мастерам необходимо будет выдать 6 автомобилей и принять 6 автомобилей. Будет очередь клиентов, посты будут простаивать. Если нет возможность одновременно планировать подъемники и механиков, то не будет возможности распределять ресурсы в периоды, когда на 10 постов требуется 5 механиков. Как сотрудники ведущие запись (координаторы, администраторы или мастера) загружают ремзону? Столкнувшись с ситуацией, когда один раз записали больше, чем может обслужить ремзона, люди будут неоправданно перестраховываться, делая запись сильно разряженной.

Решение:

В ТурбоСервис реализован механизм предварительной записи с актуальным контролем процесса (КПП-контроль производственного процесса). Вот некоторые возможности модуля предварительной записи:

• Планирование постов, механиков, мастеров-приемщиков (сервисных консультантов),
• Ведение нескольких участков (слесарный, кузовной, малярный и т.д.),
• Учет приема-выдачи автомобилей, свободных приемщиков,
• Просмотр истории ремонта и предыдущих рекомендаций при записи,
• Контроль опозданий и задержек в реальном времени,
• Контроль фактической загрузки ремзоны.

И многое другое.

 

Программа тормозит

 

Проблема:

Некоторые платформы, на которых реализованы системы, не позволяют работать серьезному автосервису. Кроме ТурбоСервис есть одна-две системы, которые быстро работают с миллионом заказ-нарядов. Многие СУБД (FireBird, 1C, FoxPro и другие) не обеспечивают высокой скорости работы с данными. В результате, через 2-3 года необходимо «чистить» базу данных. Теряется история ремонта автомобилей, обороты клиентов, теряются старые проблемы. Но, зато есть повод приобрести новую версию программы с новыми функциями (которые в ТурбоСервис давно были).

Решение:

ТурбоСервис работает даже в тех компаниях, где к одному серверу подключаются более 200 пользователей одновременно. База данных позволяет оперировать с миллионами заказ-нарядов. Справочники работ и запчастей могут содержать миллионы работ и запчастей. При этом отчеты и другие функции будут работать быстро. Высокая скорость обеспечена платформой MS SQL Server и хорошей архитектурой программы и высоким качеством написания процедур. Дополнительным преимуществом являются автоматически выполняемые процедуры оптимизации и архивации базы данных.

 

Сервер «упал» - потеряли базу данных

 

Проблема:

Поставщики программ часто не заботятся о сохранности данных клиентов. Функции архивации выполняются вручную и возлагаются на пользователей, которые сначала делают это раз в месяц, а потом забывают это делать. В результате, при аппаратном сбое данные теряются. Такие потери очень критичны для бизнеса и могут привести к серьезным потерям.

Решение:

В ТурбоСервис база данных каждый день выполняет в автоматическом режиме процедуры оптимизации, индексации. Архивация выполняется до 1 раза в час, старые архивные копии автоматически удаляются. Наши клиенты никогда не теряли свои базы данных при аппаратных сбоях.

 

Нет порядка в малярно-кузовном цехе по работе со страховыми компаниями. Автомобиль согласовали, а не пригласили на ремонт

 

Проблема:

Сотрудники зачастую слабо информированы о состоянии дел в соседнем кабинете. Специалист отдела по урегулированию убытков, отдел запчастей и мастер, отвечающий за планирование загрузки ремзоны, работают рассогласованно, что приводит к увеличению сроков ремонта и недовольству клиентов.

Решение:

Возможно, проблема была в отсутствии удобных механизмов в программе по контролю согласования дел. В ТурбоСервис есть необходимые инструменты и реквизиты для работы по согласованию дел и контроля процесса. Известен номер дела, дата передачи документов, дата согласования со страховой, дата отправки счета. Есть контроль процесса по изменению статусов, просрочек.

 

Не известна сумма склада. Инвентаризацию проводить «долго», поэтому делают редко.

 

Проблема:

Не известна сумма склада. Инвентаризацию проводить «долго», поэтому делают редко. Есть много «текущих» работ, где отгружено много запчастей, но ещё не учтено складом. Чтобы провести инвентаризацию, нужно остановить обслуживание клиентов. Поэтому инвентаризация делается раз в году. Для отгрузки запчастей в ремзону в других программах создается склад «Производство», и на него перемещают запчасти, затем из производства перемещают на расходный документ, либо плодятся много расходных накладных по одному заказ-наряду. Это приводит к множеству ошибок, и складские остатки в программе становятся не актуальными.

Решение:

В ТурбоСервис запчасти отгружаются по мере их выдачи в ремзону. По заказ-наряду запчасти выдаются поэтапно. Механизм мощный и при этом очень удобный. В ТурбоСервис есть так же возможность проведения динамической инвентаризации по частям быстро с использованием терминала сбора данных.

 

Постоянным клиентам забывают дать скидки, а своим друзьям дают максимальные скидки

 

Проблема:

• Непрозрачная система скидок.
• Ваша текущая программа не поддерживает систему скидок, зависящую от накоплений клиента.
• Сотрудники правдами и неправдами добиваются прав на установку цен по заказ-нарядам в любом диапазоне.
• Отсутствие гибкости скидочной системы, рекламных акций, пакетов услуг со специальными ценами, в зависимости от текущей коньюнктуры рынка.

Как следствие, снижение доходности по всем по заказ-нарядам или только "дружеским" заказ-нарядам.

Решение:

В ТурбоСервис реализованы следующие механизмы по скидкам:

• Персональные скидки клиентов с использованием категорий скидок,
• Система дисконтных карт (когда карту можно передать другу),
• Скидки на VIN автомобиля,
• Скидки выходного дня,
• Система накопительных скидок на клиентов или на автомобили или на «семью»,
• Накопительные скидки с учетом ремонта клиента в нескольких сервисах холдинга,
• Прямое назначение скидок по заказ-наряду для уполномоченных сотрудников,
• Скидки в зависимости от вида ремонта, способа оплаты и типа клиента (физлицо или юрлицо).

 

Есть несколько торговых точек – не посмотреть текущие остатки по запчастям

 

Проблема:

Если у Вас распределенный бизнес – несколько сервисов, магазинов, и нет возможности узнать текущий остаток с учетом резервов по другим точкам. Как правило, раз в сутки через ручной или автоматический обмен файлов в справочник запчастей заносятся остатки на данный момент времени. Данный обмен не предлагает полной актуальности.

Решение:

В ТурбоСервис просто настраивается связь между серверами и можно посмотреть актуальные остатки по запчасти в других точках, просмотреть резервы и ожидаемые приходы по этой позиции. Очень полезная функция. Позволяет не наращивать складские остатки, если запчасть есть в другом подразделении. Так же в ТурбоСервис есть возможность просматривать историю ремонта автомобиля по всем точкам холдинга.

 

Деятельность сервиса ведется от нескольких юридических лиц.

 

Проблема:

Есть несколько юридических лиц на территории одного сервиса. Чтобы увидеть складские остатки по всем фирмам, необходимо заходить в две разные базы. Создаются виртуальные продажи между фирмами, которые влияют на статистику по оборотам денег, запчастей, и портят оптимизацию склада, т.к.обороты и доходы по этим запчастям удваиваются.

Решение:

В ТурбоСервис есть красивое решение данной задачи. В одной базе ведется деятельность всех фирм, гибко настраиваются правила работы между ними.

 

Нельзя настроить правильное и гибкое ценообразование на работы.

 

Проблема:

Нельзя настроить правильное и гибкое ценообразование на работы. Мастера зачастую указывают только денежную стоимость работы без указания нормо-часов, распределяя дорогие работы "любимым" механикам. Вы теряете информацию о фактически затраченном каждым механиком времени. Механики видят несправедливость распределения работ мастером: один работал 3 часа и заработал 5000 р., другой работал 7 часов и заработал те же 5000 р. Это также приводит к невозможности определить оптимальное количество персонала.

Решение:

В ТурбоСервис стоимость работы жестко связана с количеством нормочасов. Для работ с неопределенным временем ремонта создается нормочас ФЗВ (фактически затраченное время) равным 1000 рублей. Таким образом, у нас всегда статистика по нормочасам и деньгам строго пропорциональна. У директора есть возможность увидеть реальный усредненный нормочас в разрезе различных параметров (слесарный и кузовной), разные смены и т.д. Можно настроить систему мотивации не только от нормочасов, но и от оборотов или доходов.

 

Нельзя программу гибко настроить под себя или можно полностью перестроить, но программа перестает быть обновляемой и становится уникальной

 

Проблема:

Нельзя программу гибко настроить под себя или можно полностью перестроить, но программа перестает быть обновляемой и становится уникальной. На российском рынке программ для автосервисов есть два популярных способа «развести» автосервис на покупку программы. Первый вариант – недорогая программа со многими функциями без возможности адаптации. Острая потребность в настройке учета возникает через полгода. Тогда предлагается потерпеть ещё полгода и приобрести новую версию со скидкой, где эти возможности уже будут. Когда выходит новая версия, оказывается, что требуемые возможности реализованы не так, как требуется. Далее история повторяется. Другой путь – приобрести платформу с задатками учета для автосервиса. С началом использования оказывается, что данная платформа нуждается в серьезных доработках. В результате, потратив в 4 раза (это минимум) больше средств и времени на доработки, оказывается, что за 3 года платформа устарела и нужно приобрести новую версию платформы и … снова вложиться, чтобы произвести те же самые изменения. При переходе сотрудники лишаются на год или более привычных инструментов, которые использовали ранее. Данные проблемы хорошо распространяются на почве того, что многие руководители автосервисов не понимают суть программного обеспечения. Рассчитывая обойтись малыми средствами относятся к покупке программы как приобретению вещи – один раз купил и навсегда. Если что-то потребуется – закажем отдельно. А программное обеспечение, это не товар или одноразовая услуга – это совместный управляемый процесс.

Решение:

ТурбоСервис на первый взгляд может показаться дороже других программ, но по коэффициенту возврата инвестиций опережает другие известные системы. По сумме вложений за 3 года ТурбоСервис окажется дешевле – его меньше нужно дорабатывать. С ТурбоСервис Вы получаете мощную систему, западные аналоги которой в России стоят более 100 000$. Сейчас мы нацелены на расширение клиентской базы и стремимся предоставить широкому кругу продвинутых сервисов правильные инструменты. Эффективные автосервисы должны активно развиваться, гаражные с неправильными бизнес-процессами и плохим качеством обслуживания клиентов отмирать. Смотрите презентацию по процессно ориентированному подходу в ТурбоСервис: «Разные подходы к поддержке программ»

 

Сложности с разграничением доступа

 

Проблема:

При разработке программ поставщики стремятся внедрить много функций, не заботясь о том, как они должны быть распределены по разным сотрудникам. Ведь потенциальный клиент-автосервис при выборе программы в первую очередь анализирует возможность. Предоставленные инструменты для распределения прав не дают нужных возможностей. Это обнаруживается уже на этапе эксплуатации программы и на это как правило закрываются глаза. В результате ошибки, хищения, сложные перегруженные интерфейсы.

Решение:

В ТурбоСервис мы функции изначально связываем с полномочиями. В результате, различные сотрудники получают требуемые инструменты, и ничего лишнего. Многие функции связаны не только с должностями, но и с контролем бизнес-процессов.

 

Пришлось бесплатно покрасить автомобиль клиента (неправильно оформили акт приемки)

 

Проблема:

Как оказалось, до сих пор многие программы не предлагают правильных документов для автосервиса. Акт приемки автомобиля на СТО, заказ-наряд не содержат нужной информации. Как следствие не отметили повреждения кузова автомобиля при приеме и клиент сообщил, что автомобиль повредили при ремонте и потребовал покрасить автомобиль.

Решение:

Вместе с ТурбоСервис Вы получите правильный документооборот, который выстрадан за годы внедрений в крупные и средние автосервисы. Правильные документы избавят Вас от потребительского экстремизма и позволят увеличить доход за счет правильного обслуживания клиентов.