Автоматизировать, чтобы управлять
Автоматизировать, чтобы управлять
Главная / Академия эффективного автосервиса / Автоматизировать, чтобы управлять
"Правильный Автосервис" 2005 ноябрь Автор Полукарова Н.А.

Автоматизировать, чтобы управлять


Удачно выбранное программное обеспечение – залог успешного развития автосервисного предприятия. Мало у кого сегодня еще остались сомнения на этот счет. Без него трудно оценить эффективность работы не только отдельных мастеров, но и всей компании в целом. Однако немногие понимают: какой бы хорошей ни была программа, она всего лишь инструмент, которым необходимо грамотного управлять. Только в этом случае автоматизация рабочих процессов принесет положительный результат и оправдает потраченные на нее деньги. Выбор-покупка-запуск программы – об особенностях каждого из этих этапов нам рассказал Павел Николаевич Меньков, генеральный директор компании «Бастион Груп», разработчика программного обеспечения для автосервисов


Повсеместная оптимизация


Быстрый рост дилерских станций, как в столице, так и в регионах, автоматически предполагает увеличение спроса на оптимизацию программного обеспечения. Причин несколько. Прежде всего, это мультибрендовый характер большинства автосервисов, что означает не только работу в различных дилерских программах, но и расчеты в разной валюте. Как соответствовать разным корпоративным стандартам, соблюдая для каждого бренда свои методики и нормы времени по поиску и доставке запчастей, а, главное, умудряться весь этот массив информации контролировать?

- «В хорошей программе руководитель может оценить деятельность своего предприятия, проанализировав всего несколько параметров: доходы, расходы, итоговую величину. Если какой-нибудь из них неудовлетворительный, программа сама покажет, в каком именно отделе предприятия произошло отклонение от нормы»,– рассказывает Павел Меньков.

Как же не ошибиться при выборе программного обеспечения?

На самом деле автоматизацию нужно начинать не с выбора программы, а с оценки особенностей и потребностей компании. Ведь на рынке не может быть типовых решений: совершенно разные вещи подбирать программу для сервиса с тремя постами или для огромного автомобильного холдинга. Не только каждая программа, но и каждая версия одной программы создаются для решения конкретных задач конкретной компании. Хорошего поставщика программного обеспечения характеризуют, прежде всего, именно способность и желание это учитывать. У фирмы-разработчика должны быть хорошие методисты, которые проанализируют ситуацию и порекомендуют оптимальное решение. И конечно, нелишним будет поинтересоваться о наличии у поставщика свидетельства о регистрации предлагаемой программы, соответствующих сертификатов и лицензий.

Учесть все и сразу вряд ли возможно, поэтому необходимо акцентировать внимание на основных моментах: репутации разработчика, функциональных возможностях, производительности и скорости работы программы. А также узнать, предоставляются ли гарантии, обучение сотрудников сервиса, дополнительные услуги (например, дальнейшая поддержка).

В большинстве случаев главную роль в выборе того или иного программного продукта играет цена. Помните, скупой платит дважды: слишком низкая цена говорит о соответствующем качестве и о большой вероятности доработки программы, уже за дополнительную плату. В итоге теряются не только большие деньги, но и драгоценные часы. В то же время продумывание каждой мелочи и составление многотомного технического задания может свести всю работу программистов на нет: за пройденное время могут измениться не только требования заказчика, но и конъюнктура самого рынка. Именно поэтому программирование – очень тяжелый бизнес: все время приходится держать ухо востро и реагировать на динамику рынка и играть по его правилам. Единственное спасительное решение – предоставлять априори широкие возможности настройки программы в соответствии со спецификой предприятия.


Главные игроки


Основными участниками рынка сегодня являются фирма «1С-Рарус» с программой «Альфа-Авто», «Бастион Групп» с системой«TurboService», екатеринбургские компании «Автософт» и «АвтоДилер», а также западные системы AFS, Accept. Vision и другие. Последние, правда, почти не интегрируются с российскими бухгалтерскими программами

«Альфа-Авто» – относительно недорогая программа, созданная на платформе «1С:Предприятие» и имеющая механизм экспорта данных в конфигурацию «1С:Бухгалтерия». При первом взгляде на экран компьютера создается впечатление грандиозной системы. Однако позиционируется она как программа, обладающая многими возможностями для модификации под специфику заказчика, то есть не скрывается, что для каждого предприятия будет доделана.

Последний продукт, представленный фирмой «Бастион-Груп», – «TurboService 4.0» – ориентирован на крупные дилерские станции. На российском рынке программ для автосервисов это единственная система, совместимая со стандартом обмена данными с диагностическим оборудованием (Bosch, Beisbarth, Flaco, Black, Hawk, Maha). Предназначен четвертый TurboSеrvice главным образом для того, чтобы облегчить жизнь руководителю и дать ему возможность более эффективно контролировать бизнес-процессы.

Если же программа нужна нехитрая, например, только для оформления заказ-нарядов, лучше остановить свой взгляд на программных продуктах компаний из Екатеринбурга. Их системы похожи друг на друга: удобны, просты в установке и находятся в одной ценовой категории.

Многие директора идут самостоятельным путем: нанимают для создания программного обеспечения двух-трех программистов. Вероятно, услуги специалистов окупятся, если их услугами пользуется очень крупное предприятие. Ведь мало кто имеет представление о том, сколько стоит серьезная разработка программы и сколько времени она занимает. Себестоимость программного обеспечения может колебаться от 30 до 80 тыс.дол.


Главное – комплексный подход


Необходимо видеть поставленную задачу как бы с высоты птичьего полета и во всем комплексе. Как правило, те, кто хочет сэкономить и внедрить систему в ограниченных объемах, приходят к выводу, что им требуется полнофункциональное решение. Компьютерная программа как вирус: если начинает работать в одном отделе, сразу же требуется в другом. Согласитесь, удобно, когда в одной системе учитывается многое: платежи, акты сверки с поставщиками, заказ запчастей, поставка оборудования, гарантийный ремонт, начисление выработок. Всего не перечислишь.

Но как бы заманчиво ни выглядела идей всеобщей автоматизации, проводить ее необходимо поэтапно. Невозможно сделать все за один раз. Нужно определиться, над чем следует работать в первую очередь, а с чем можно немного повременить. Составить план по отделам и следовать ему, прорабатывая каждый пункт.

В первую очередь автоматизируются, как правило, деятельность склада, а также работа с документами: выписка счетов, получение отчетности и так далее. Это довольно большой этап. Затем следует обратить внимание на автоматизацию работы с клиентом. В идеале автовладелец, обслуживаясь в разных участках сервиса и покупая запчасти, должен получить один счет для оплаты в кассу, в котором все услуги четко расписаны. Если на сервисе происходит именно так, это очень большое достижение. Такой подход не только бережет время, но и защищает от «хитрых» клиентов, которые в другом случае могли оплатить один счет, а про другие якобы забыть.

Еще одна немаловажная деталь – возможность подключения к каталогам норм времени и базам запчастей (таких как ESI[tronic], АвтоДата, ЕвроТакс и др.) и одновременного взаимодействия с этими продуктами, в результате которого все равно получался бы единый заказ-наряд. А также совместимость с популярными бухгалтерскими системами. Павел Меньков рассказывает, как происходит взаимодействие программ с системой ТурбоСервис: «Мастер-приемщик открывает новый заказ-наряд и забивает в него данные. Затем обращается к каталогам, в которых выбирает нужные работы/запчасти и нажимает кнопку «отправить», а в ТурбоСервисе кнопку «принять». Так вся информация переходит из одной программы в другую. Это здорово экономит время».

Многие поставщики программ встраиваюттакие каталоги в уже поставленную базу данных. Однако при этом у них возникают сложности с их актуальностью и обновлением. Кроме того, налицо нелегальное использование данных, а значит нарушение авторского права.


Обязательно–четкая структура и контроль


Очень часто встречается ситуация, при которой директор ограничивает свое участие в автоматизации учета лишь покупкой программного обеспечения. И, оставив его наедине с подчиненными со словами «Нате, работайте», скрывается в своем кабинете. С этого момента как раз и начинаются все неприятности и обвинения разработчиков в обмане. Чтобы их было как можно меньше, необходимо грамотно наладить систему контроля. Причем не только программы, но и работающих с ней людей.

В каждом отделе назначается начальник, который, анализируя статистику, контролирует его работу. Он внимательно следит за ключевыми параметрами своего отдела (например, выработкой, соотношением гарантийных и коммерческих работ и т.д.), по допустимым значениям которых у него есть четкие распоряжения директора.

Соблюдая четкую структуру, между работниками легче распределить права доступа к просмотру и редактированию информации. Например, отдел запчастей не сможет увидеть отдел аксессуаров и наоборот – все это должно быть автоматически учтено в программе. Таким образом, пользователь в зависимости от права доступа будет иметь возможность отслеживать различные этапы технологического цикла и получать только те сведения, которые необходимы ему для выполнения своих обязанностей. В основе стабильной работы программы, а значит и предприятия, лежит, прежде всего, жесткая система полномочий.


Все на выработку


Самый действенный способ сделать так, чтобы все работали быстро и качественно – выплачивать зарплату в зависимости от выработки. Немногие программные продукты могут ее высчитывать. «В программе TurboService фиксируется любая информация о том, кто что сделал. Даже если заказ-наряд переходит от смены к смене. И мастера-приемщики, и механики, и инженеры-технологи – с каждой работы они получают свой процент. Менеджер может вносить в программу и информацию об ощущениях клиента, которые также влияют на зарплату. Было совсем непросто внедрить такую систему», – говорит Павел Меньков.

Если в системе изначально не заложена подобная опция, начисление зарплаты пропорционально проделанной работе вряд ли будет когда-нибудь возможно. А ведь поставив грамотные правила подсчета заработной платы, можно дать сотрудникам возможность всегда знать точную сумму заранее и из каких работ она складывается, экономить свое время, не отвечая больше на вопрос «Почему столько?», а главное стимулировать всех к более эффективной работе.


Наступает Час Икс


Многие считают, что главное – это приобрести и поставить программу. А о том, что еще нужно продумать ее запуск, многие даже не догадываются. Хорошо, если разработчик предложит помощь в его проведении.

Начинается запуск, как правило, со внесения в программу основных данных: стоимости нормо-часа, возможных наценок и скидок, реквизитов и так далее. Затем следует обучение персонала на пробной базе данных: выписываются заказ-наряды, оформляются отчеты и документы. При этом от работников не требуется каких-то специальных компьютерных знаний. После назначается Час Икс – точное время начала работы с программой. На первом этапе разработчик также может помочь в работе уже с реальными клиентами и их заказ-нарядами. Ну а дальше в дело идут справочники и руководства, которые обязательно должны выдаваться вместе с программой. В проблемных ситуациях осуществляется техническая и консалтинговая поддержка, проводятся дополнительное обучение и сертификация. Хорошие поставщики программного обеспечения никогда не забывают о своих клиентах.


Наталия Полукарова

Яндекс.Метрика