Хищения и потери
Мы уверены, что у Вас работают хорошие добрые и честные сотрудники. Однако, если у людей каждый день будет соблазн положить деньги в карман, они скорее всего им воспользуются. Лучше быть спокойным и внедрить все механизмы защиты. Когда сотрудники видят, что находятся под всевидящим оком ТурбоСервис, и видят, что в компании все справедливо, зарплата начисляется исходя из реального вклада каждого, то мотивация перемещается из желания хищения в желание больше заработать. Здесь описаны известные проблемы, которые были вскрыты с помощью ТурбоСервис. Учет и введение защитных мер мы ведем с 1998 года
"Левые" автомобили в ремзоне
Проблема:
Ремонт автомобиля в ремзоне без ведома руководства. Иногда механики ремонтируют в рабочее время личные автомобили, автомобили друзей, знакомых, за которые получают деньги лично не через общую кассу. Иногда руководство лояльно относится к ремонту личных автомобилей, затем за личные автомобили выдаются автомобили «слева». Как следствие ремзона занята, компания недополучает доход. Механики привыкают к левым приработкам.
Решение:
Установить пост охраны на въезд-выезд. Установить видеокамеру с записью заездов, выездов для контроля самой охраны. Сотрудник охраны обязан при въезде автомобиля проверить наличие подписанного акта приемки (или заказ-наряда или другого бланка, который подтвердит факт создания заказ-наряда в ТурбоСервис). Так же в программе запрещено (для всех кроме супервизора) удаление заказ-нарядов. Можно анализировать «Журнал удаленных заказ-нарядов», для того, чтобы увидеть факт, когда сотрудники создали заказ-наряд, распечатали, произвели ремонт, затем удалили заказ-наряд. Выезд автомобиля из ремзоны должен производиться только по документу «Разрешение на выезд», на котором стоит печать кассы «Оплачено» или «Выезд разрешен» или подпись руководителя СТО.
Мастер договаривается с клиентами, и берет себе часть денег с клиента
Проблема:
Мастер-приемщик договаривается с клиентом, что из 10 000 рублей клиент в кассу оплатит 5 000, а на руки мастеру 4 000 р. И клиент сэкономил и мастер доволен.
Решение:
Казалось бы, неразрешимая проблема, но её можно вычислить в ТурбоСервис. Необходимо анализировать, сколько дохода с одного нормочаса (работы + доход с запчастей) приносят разные смены, разные мастера. Если статистика отличается более чем на 20% - это повод для анализа. Возможно, один из мастеров выставляет счет только на запчасти, а сумму работ занижает. Необходимо анализировать историю (протокол) по спорным заказ-нарядам. Возможно, Вы увидите, что суммы заказ-нарядов занижаются после выписки.
Приняли деньги от клиента, уменьшили сумму ЗН
Проблема:
Мастер-приемщик договаривается с кассиром. Кассир не выбивает чек. Клиенту печатается заказ-наряд, на разрешении на выезд ставится печать, затем снимается оплата с заказ-наряда, сумма уменьшается, снова ставится оплата, чек пробивается на меньшую сумму.
Решение:
- Запретить кассирам снимать оплаты. Дать это право бухгалтеру или отделу учета,
- Есть специальная процедура, которая позволит отлавливать такие ситуации по правилу «заказ-наряд был оплачен, затем оплату сняли, сумму уменьшили». Или просто «заказ-наряд был выполнен, затем откатили выполнение, уменьшили сумму, снова установили выполнение»,
- Регулярно закрывать периоды.
Воровство на складе
Проблема:
Есть компания, где раньше возникала ситуация: через полгода работы сотрудники склада зарабатывали на новый автомобиль и затем увольнялись. Расскажем, как они это делали. Если дать возможность материально ответственному лицу возможность в программе и выписывать запчасти и ставить отметку отгружено (проведено и т.д.), то в крупный заказ-наряд клиента можно вписать запчасть, за которую заплатит клиент, но которая ему не будет установлена. Эту запчасть впоследствии похитить. Другой вариант зайти в поставку, удалить из неё запчасть и эту запчасть забрать себе
Решение:
- Разделить полномочия по созданию и наполнению поставок и добавлением запчастей в документы и право «отгружать» эти запчасти,
- Закрывать периоды,
- Контролировать объем заказ-нарядов «в работе»,
- Чаще проводить инвентаризацию (с помощью простых инструментов ТурбоСервис.
Приемщик с механиком в сговоре часть работ и запчастей продают сами
Проблема:
Клиенту предлагается оплатить часть работ и запчастей лично мастеру-приемщику. Предлагается меньшая стоимость. Механик берет на складе запчасть, устанавливает её, затем аналогичная запчасть приобретается механиком или мастером и деталь возвращается на склад под видом того, что не подошла. С клиента мастер берет деньги за работы и запчасти, в официальный заказ-наряд они не вписываются.
Решение:
В ТурбоСервис есть возможность отмечать, кому из механиков были выданы запчасти. Так же есть возможность фиксировать сдачу запчастей обратно. Можно на основе статистики увидеть частоту и виды возвратов по запчастям. На основе этого установить злоумышленников.
Заказ-наряд закрыт в одном месяце, а затем ещё раз закрыт в другом месяце для «накрутки» зарплаты.
Проблема:
Механики получают зарплату от выработки. Если у Вас в компании принято правило платить по выполненным работам (без привязки к оплате) или даже по части выполненных работ внутри заказ-наряда, то есть соблазн заказ-наряд, который выполняется долго включить в зарплату двух месяцев. Для этого нужно снять с него выполнение работ прошлым месяцем и установить этим месяцем. Тогда он попадет при расчете выработки и за один месяц и за другой.
Решение:
Необходимо закрывать периоды. В ТурбоСервис реализован интеллектуальный многоступенчатый механизм закрытия периодов. Он с одной стороны блокирует такие операции, с другой не мешает работать. Возможно применение специального анализатора протоколов, который выявит «переносы» заказ-нарядов из месяца в месяц.
Стоимость запчастей уменьшили, работ увеличили. Доход с запчастей перенесли в работы.
Проблема:
Если сотрудники получают зарплату с суммы работ, то им будет выгодно увеличивать сумму работ и занижать сумму запчастей. Это может привести к тому, что будет отток клиентов из-за высокой стоимости работ.
Решение:
Ограничить ценообразование по запчастям для отдела сервиса, чтобы они могли снижать цену, но не ниже определенной доходности, например, в 20%. Разделить полномочия. Мастера могут выписать работы и отмечать выполнение. Мастера или отдел запчастей добавляет запчасти в заказ-наряд, кладовщик ставит отметку об отгрузке, мастер ставит после этого главную отметку о завершении заказ-наряда.
У сотрудника подсмотрели пароль и выполняли действия по сокрытию факта хищений
Проблема:
У сотрудника подсмотрели пароль и выполняли действия по сокрытию факта хищений. Например, подсмотрели пароль кассира и поставили оплату на «свой» заказ-наряд. Или узнали пароль кладовщика и вычеркнули запчасть из заказ-наряда и взяли её себе.
Решение:
Автоматическая настройка на периодическую смену паролей. В ТурбоСервис есть протокол аудита подключений - кто под каким паролем подключался с какого компьютера.
Сотрудники запчасти закупают у поставщиков по завышенным ценам и имеют откаты
Проблема:
Зачастую поставщики, чтобы мотивировать закупку запчастей автосервисами предлагают откаты для стимуляции сотрудников автосервиса, ответственных за закупку. Как следствие запчасти закупаются по завышенным ценам. Некоторые клиенты отказываются от запчастей, привозят свои запчасти. Либо сервис недополучает доход, т.к. запчасти продаются с минимальной наценкой.
Решение:
Контроль ценообразования. Определить минимальную наценку на запчасти для сотрудников отдела. Система мотивации должна быть нацелена не на обороты, а на доходы по «закрытым» документам (выполненным и оплаченным). При этом, необходимо продумать зависимость мотивации от распродажи неликвидов (продажа может идти в убыток). Система мотивации должна учитывать показатели оборачиваемости склада (чтобы склад неоправданно не рос). Выборочный контроль цен поставщиков. ТурбоСервис предложит механизм автоматической загрузки цен поставщиков в базу данных. Поставщикам будет выгодно открыто предоставлять открыто хорошие цены.
Излишки краски воруют. Доходность по краске учитывается примерно.
Проблема:
Сотрудникам малярного цеха неудобно списывать компоненты, которые ушли на ремонт автомбиля. В результате создается на складе виртуальная позиция «краска», которой приходуется виртуально несколько тонн. В заказ-наряды списывается «краска», а компоненты списываются раз в год или в месяц «на глаз». Как результат учет малярных материалов не ведется и как следствие краска уносится и у маляров образуется свой склад красок, который они используют в личных целях. Даже при честной работе не понятна и не прозрачна доходность от материалов в кузовном малярном цехе.
Решение:
В ТурбоСервис есть удобная возможность списания компонентов по заказ-наряду. При этом сильно упрощают работу следующие функции:
- Предварительно созданные комплекты, например, покраска одного элемента. Данный комплект содержит расходные материалы, примерно требуемые для ремонта (шкурка, растворитель, отвердитель, лак, ведерко и т.д.). При выписке реального заказ-наряда добавляется комплект и корректируется,
- Функция подбор цен. Страховая нам согласовала 2700 рублей за элемент. В ТурбоСервис легким нажатием кнопки мы установим стоимость большого списка малярных материалов нужной стоимостью. Программа равномерно распределит цены отдельных компонентов,
- «Свертка». В распечатке для страховой большой список материалов свернется в одну строку «Малярные материалы».
ЧТОБЫ БЕСПЛАТНО ПОЛУЧИТЬ ПОЛНЫЙ НАБОР МАТЕРИАЛОВ "Как избавиться от хищений в автосервисе", МЫ ПРОСИМ ВАС:
1. Поделиться этой статьей в социальной сети (ниже есть иконки соц. сетей) или на вашем сайте.
2. Заполнить заявку ниже на странице. В поле «Ваше сообщение» укажите «меня интересует материалы по хищениям». Скопируйте ссылку, чтобы мы убедились, что Вы действительно поделились ссылкой. Если Вы не хотите, чтобы мы с Вами связывались, укажите там же «прошу меня не беспокоить».
Рейтинг: , голосов:
